実践ガイド｜15〜25人規模
15〜25人規模の
シフト作成
スタッフが15〜25人になると、全員の名前を表へ入れるだけでは安定した配置になりません。希望休、必要人数、ポジション、スキル、休日数、連勤を同じ情報から確認できる状態を作ります。
このページが役立つ方
こんな状態に困っていませんか？
- スタッフが増えて条件を覚えきれない
- 全員を入れてから何度も組み直している
- シフト作成をほかの人へ引き継げない
15〜25人ほどのスタッフをまとめている、飲食店の店長・責任者向けです。
この規模で大切なこと
15〜25人規模のシフトは、毎月変わらない基本情報と、その月だけ変わる情報を分けて管理します。スタッフ・ポジション・スキル・休日数・最大連勤数を先に登録し、対象月の希望休と必要人数を加えてシフト案を作り、最後に不足、連勤、負担の偏りを人が確認します。
この規模で複雑になる理由
人数が増えると難しくなる
6つの理由
難しさは人数そのものより、同時に照合する条件と、修正による影響範囲が増えることから生まれます。
1希望休
集計と転記が増える
2勤務条件
人ごとの違いが増える
3スキル
人数だけでは判断できない
4連勤
月境界も確認が必要
5修正
一人の変更が広く影響する
6共有
最新版の管理が必要
頭の中で調整しないことが出発点です。誰が、いつ、どの仕事をできるかを共通の情報にすると、作成者以外も確認しやすくなります。
最初に整理する情報
情報を2種類に分けて
管理する
基本情報
毎月引き継ぐ条件
- スタッフ名
- 担当できるポジションとスキル
- 必要な休日数
- 最大連勤数
- 曜日ごとの必要人数
月次情報
対象月だけの条件
- 希望休
- 繁忙日・予約・イベント
- 研修や応援の予定
- 前月末の勤務状況
- 一時的な勤務制限
基本情報は変更があったときだけ更新し、毎月は月次情報を追加します。同じ情報を何度も集め直さないことが、作成時間を減らす土台です。
一か月分を作る手順
一か月分を作る
7つの手順
01
締切と変更ルールを決める
希望休の締切、締切後の変更方法、公開日を全員へ共有します。
02
スタッフ情報を更新する
入退社、スキル、休日数、最大連勤数など、基本情報の変更を反映します。
03
必要人数を確認する
曜日とポジションごとの基準へ、予約や繁忙日の増減を加えます。
04
希望休を一つにまとめる
口頭、紙、メッセージに分散させず、対象月の希望休を同じ場所へ集めます。
05
シフト案を作成する
希望休、必要人数、スキル、休日数、最大連勤数を条件にして全体案を作ります。
06
例外と不足を手直しする
相性、教育予定、急な応援など、データだけでは判断しにくい部分を調整します。
07
最終確認して公開する
不足、連勤、休み、スキル配置、負担の偏りを確認し、最新版をスタッフへ共有します。
条件の優先順位
条件が重なったときの
確認順序
| 順序 | 確認する条件 | 見る内容 |
|---|---|---|
| 1 | 勤務できない日 | 希望休や確定した予定を外す |
| 2 | 店舗の必要人数 | 曜日・ポジション別の不足を確認 |
| 3 | 担当スキル | 営業に必要な役割を配置 |
| 4 | 休日数と最大連勤 | 人ごとの勤務条件を確認 |
| 5 | 公平性 | 連勤、休み、難しい役割の偏りを比較 |
| 6 | 個別の要望 | 可能な範囲で時間帯や曜日の希望を調整 |
店舗のルールに合わせて順序を明文化します。すべてを同時に満たせない月でも、どの条件を先に守ったかを説明しやすくなります。
公開前の確認
公開前に確認する
6つの項目
| 確認項目 | 見る内容 |
|---|---|
| 人数不足 | 曜日・ポジション別に不足がないか |
| スキル配置 | 必要な役割を担当できる人がいるか |
| 希望休 | 提出された休みを見落としていないか |
| 休日と連勤 | 必要休日数と最大連勤数を守れているか |
| 負担の偏り | 繁忙日、閉店作業、難しい役割が集中していないか |
| 最新版 | 修正後の同じシフトを全員が確認できるか |
確認項目を固定すると、人数が増えても毎月同じ順番で点検できます。最終確認を店長の感覚だけに頼らないことが大切です。
増えた条件を自動で扱いたい場合は
増えた条件を、
一つの作成画面へ。
SmartShiftでは、スタッフ、ポジション別スキル、必要休日数、最大連勤数、曜日ごとの必要人数、希望休を登録し、一か月分のシフト案を自動作成できます。
希望休を手動入力する場合、自動作成と完成シフトのスタッフ用アプリでの確認は、回数制限なく無料です。
※初回のみ、利用前に無料アカウントの作成が必要です。
FAQ
よくある質問
スタッフが15〜25人になるとシフト作成が難しくなるのはなぜですか？
希望休、勤務条件、担当スキル、休日数、連勤など、同時に確認する組合せが増え、一人の修正がほかの日やスタッフへ広く影響するためです。
一か月分を最初から全部作ってもよいですか？
全体案は一度に作り、その後に人数不足、スキル、希望休、休日と連勤、負担の偏りを項目ごとに分けて確認すると見落としを減らせます。
希望休は手動で入力できますか？
はい。SmartShiftでは管理者が希望休を手動入力できます。この方法であれば、希望休を含むシフト自動作成を無料で利用できます。
シフトを作れる人は複数いた方がよいですか？
はい。基本情報、締切、確認順序、公開方法を共有し、店長以外でも確認や修正ができる状態にすると属人化を減らせます。
15〜25人規模でもSmartShiftは無料で使えますか？
基本条件の登録、希望休の手動入力、シフト自動作成、完成シフトのスタッフ用アプリでの確認は、回数制限なく無料です。スタッフ用アプリから提出した希望休の自動反映のみ有料です。
人数が増えたら、
記憶ではなく条件で作る。
基本情報を毎月引き継ぎ、月次情報だけを加える。作成と確認の順序を固定し、誰でも続けられるシフト作成へ変えていきましょう。