自動化を検討している店長・責任者向け
飲食店のシフト作成を
自動化する方法
希望休や必要人数を入力するだけでは、自動化は安定しません。店舗の役割、スタッフのスキル、連勤上限まで整理し、作成後に人が確認する流れをつくることが重要です。
このページが役立つ方
こんな状態に困っていませんか？
- 毎月ゼロからシフトを組み立てている
- 自動作成で何を任せられるか分からない
- 自動化しても現場に合うか不安がある
シフト作成のどこまでを自動化できるか知りたい、飲食店の店長・責任者向けです。
自動化できる範囲
飲食店のシフト作成を自動化するには、希望休・曜日ごとの必要人数・スタッフの勤務条件・ポジション別スキル・最大連勤日数をデータとして整理し、それらを同時に判定できるツールへ入力します。生成結果は完成品ではなく、店長が確認・修正するための「シフト案」として扱うのが実用的です。
SMARTSHIFT ASSIGNMENT LOGIC / CURRENT SPECIFICATION v11
SmartShiftは、
何を守って割り当てるのか。
以下は一般的な自動化の説明ではなく、現在のSmartShiftで使用している割当仕様を、店長が確認できる言葉に置き換えたものです。
| 条件 | 現在の扱い |
|---|---|
| 希望休 | 必ず休み。自動割当で上書きしない |
| 手動で決めた休み・勤務 | 固定。勤務は指定したポジションへ配置 |
| 最大連勤数 | スタッフ別の上限を絶対に超えない |
| 必要人数 | 必要な枠だけを埋め、余分な勤務を入れない |
| 人数不足 | 不足として記録し、処理を止めず次の日へ進む |
| 未割当 | 最終的に休みとして確定する |
1日ごとの割当順序
01固定休を確定
希望休と手動で設定した休みを先に固定します。
02固定勤務を反映
手動で決めた勤務を指定ポジションへ入れ、必要人数から差し引きます。
03必要な勤務を優先
残りの必要休日をすべて取得済みの人は、必要枠がある場合だけ勤務候補にします。
04ポジションを埋める
スキルが高い順、同じなら休みの進み具合、さらに同じならランダムで候補を選びます。
05残りを休みにする
必要枠へ入らなかったスタッフは休みとして確定します。
06不足を残して次の日へ
必要人数を満たせない枠は警告へ記録し、月末まで処理を続けます。
RBIとは
期間内に必要な休みが、どの程度のペースで消化されているかを見る評価値です。勤務候補のスキルが同じときに、休みの偏りを減らすための順序付けとして使います。
現在の範囲
現行仕様は一人につき1日1ポジションで、対象期間を最初から最後まで通して生成します。相性や教育予定など、数値にしていない事情は作成後に人が確認します。
自動作成の前に準備すること
自動化の前に整理する
5つの情報
自動作成の精度は、ツールより先に「入力する条件が整理されているか」で変わります。最低限、次の5つを用意します。
1希望休
必ず休みにする日
2必要人数
日付・役割ごとの人数
3スタッフ条件
雇用形態や休日数
4スキル
対応できるポジション
5連勤上限
連続勤務できる日数
人数だけでは足りません。同じ5人でも、調理や接客など対応できるポジションの組合せによって、営業できる状態かどうかは変わります。
自動作成の流れ
シフト作成を自動化する
5つの手順
01
店長の頭の中にある条件を書き出す
「土曜は接客が多め」「新人だけの時間帯を作らない」など、暗黙の判断も言葉にします。
02
毎月変わらない情報を登録する
ポジション、スタッフ、スキル、最大連勤数などを基本情報として登録します。
03
月ごとに変わる条件を入力する
対象期間、希望休、繁忙日、曜日ごとの必要人数を入力します。
04
シフト案を自動作成する
複数の条件を同時に判定し、1か月分のシフト案を生成します。
05
不足と偏りを確認して修正する
人数不足、連勤、負担の偏り、現場固有の事情を確認し、必要な箇所だけ調整します。
人が確認すること
自動化できることと、
人が判断すること
自動化しやすい
条件の照合と組合せ
- 希望休を勤務日にしない
- 必要人数を満たす配置を探す
- 最大連勤日数を確認する
- 登録済みスキルを考慮する
人の確認が必要
現場固有の事情
- 新人同士を組ませてよいか
- 繁忙日の実際の強さ
- 教育や引継ぎの予定
- 急な欠員への対応
完全自動を目指すより、繰り返しの多い条件確認をツールへ任せ、店長は現場でしか分からない判断へ集中する方が運用しやすくなります。
手作業との違い
紙・Excelと
自動作成ツールの違い
| 比較項目 | 紙・Excel | 自動作成ツール |
|---|---|---|
| 条件の管理 | 別表や記憶に分かれやすい | 一つの画面へ登録できる |
| 条件の照合 | 作成者が一つずつ確認 | 登録条件をまとめて判定 |
| 修正 | 影響範囲を再確認する | 表を見ながら部分修正 |
| 引継ぎ | 作成者の経験に依存しやすい | 条件を共有しやすい |
Excelが悪いのではありません。スタッフ数や条件が少ないうちは十分に使えます。ただし、希望休・必要人数・スキル・連勤を同時に確認するほど、作成者の記憶と経験への依存が大きくなります。
この流れを毎月行うのが大変なら
SmartShiftなら、
この流れを試せます。
SmartShiftは、希望休・必要人数・スタッフのスキル・最大連勤日数などをもとに、シフト案を自動作成するツールです。基本機能は無料で利用できます。
※初回のみ、利用前に無料アカウントの作成が必要です。
FAQ
よくある質問
シフト作成は完全に自動化できますか？
条件の照合とシフト案の作成は自動化できますが、教育予定、急な欠員、スタッフ同士の組合せなど、現場固有の事情は人による最終確認が必要です。
自動化にはどんな情報が必要ですか？
希望休、曜日・ポジションごとの必要人数、スタッフの勤務条件、ポジション別スキル、最大連勤日数が基本です。
Excelからすぐ移行する必要がありますか？
条件が少なく管理できている場合は、急いで移行する必要はありません。確認項目が増え、作成者の記憶や休日作業へ依存し始めたときが見直しの目安です。
SmartShiftは無料で使えますか？
はい。シフト作成からスタッフ確認まで、回数制限なく無料で利用できます。
- ポジション・スタッフ・スキルなどの基本条件を登録
- 曜日ごとの必要人数を入力
- 管理者が希望休を手動入力
- 入力条件をもとにシフトを自動作成
- 完成したシフトをスタッフ用アプリで確認
有料なのは、希望休の提出と自動反映をつなぐ機能です。スタッフがスタッフ用アプリから希望休を提出し、その内容をSmartShiftへ自動反映する場合のみ料金がかかります。管理者が希望休を手動入力する運用なら、シフト作成からスタッフ確認まで無料で完結します。
シフト作成を、
一人の経験だけに頼らない。
条件を整理し、ツールでシフト案を作り、最後は現場を知る人が確認する。その流れから始めましょう。