シフトが毎月ギリギリになる店の多くは、実は「人員不足」ではなく「スキル構造が見えていない」ことが原因です。
誰がどのポジションを担当できて、どこまで任せられるのかが曖昧だと、結局ベテラン頼りの不安定な運用になります。
スキルマップは、特別な資料ではなく“誰でも回せるシフト”を作るための最強のツールです。
この記事では、店舗の規模を問わず使える「ポジション別スキルマップの作り方」と、実際のシフト作成への活かし方まで具体的に解説します。
なぜシフトが“人に依存”してしまうのか
ポジションごとの力量差
店舗運営では、同じ「シフトに入る」スタッフでも、担当できるポジションや作業レベルに大きな差があります。仕込み・調理・盛り付け・レジ・洗浄など、それぞれ求められるスキルが違うため、自然と「できる人に仕事が偏る」状態が生まれます。
これが続くと、特定のスタッフに負担が集中し、勤務の偏りや不満の原因にもなります。本来は“人数が揃っている＝運営できる”ではありません。
スキル差によって同じ1人の価値が全く異なるため、まずはその差を見える化することが、人への依存を断ち切る第一歩です。
ベテランが抜けた瞬間に崩れる構造
長く働いているスタッフが多くの作業をこなせるのは当然ですが、そのベテランが休んだり退職した瞬間にシフトが崩れる店は、構造的な問題を抱えています。
多くの場合、「誰がどの作業をできるか」が明確になっておらず、ベテランが暗黙的に“できる役割”を背負っている状態です。結果として、ベテランが不在になると誰も代わりができず、店全体が不安定になります。
これは単なる戦力不足ではなく、スキルの見える化を怠ったことで起きる典型的な属人化のパターンです。
業務が「属人化」している証拠
人に依存しているシフトは、業務が属人化している証拠でもあります。属人化とは、「特定の人しかできない作業が多い状態」のことで、シフト作成の自由度を奪い、運営のリスクを高めます。
例えば、「この時間帯はAさんじゃないと無理」「新人は何も任せられない」などの状況が続くと、シフトは毎月パズルのようになり、作成者の負担が膨らみ続けます。属人化を放置すると、急な欠勤にも弱くなり、最終的にスタッフ全体の離職リスクも高まります。まずは現状の属人化度合いを把握し、仕組みで解消する姿勢が必要です。
属人化の度合いを把握するには、まず「“誰か”がいないと成り立たない時間帯」を洗い出すのが有効です。その時間帯に必要な作業を書き出し、代わりに担当できる人が何人いるかを確認します。
もし“代替できるスタッフが1人しかいない作業”が複数ある場合、その店は高い属人化リスクを抱えています。また、突然の欠勤が出た際に「代わりがいない」と感じたポジションこそ、最優先でスキルの平準化が必要な領域です。
こうした現状分析を行うことで、どこから改善すべきかが明確になります。
スキルマップの作り方（基本構造）
ポジションを全面列挙する
スキルマップ作成の第一歩は、店舗内の全ポジションを“漏れなく”書き出すことです。調理・仕込み・盛り付け・レジ・洗浄・接客など、普段なんとなく把握している役割をすべて可視化します。ポイントは、「普段ベテランが当たり前のようにやっている作業」も細かく書き出すことです。
これを怠ると、重要なスキルが抜け落ちてしまい、正確なスキルマップになりません。全ポジションを明文化することで、誰がどの業務に対応できるのかを基礎から見直せるようになり、属人化の発見にも役立ちます。
作業を細かく分解し階層化する
次に、列挙したポジションの中身を細かく分解していきます。例えば「調理」であれば、食材カット、下処理、加熱、盛り付けなど、複数の作業に分かれます。これらを「大分類 → 中分類 → 小分類」のように階層化することで、スタッフがどの部分まで対応できるのかを正確に判断できます。
大まかな業務だけを区分してしまうと、実力差を正しく評価できず、「できるつもりでできていない」部分が見落とされがちです。細分化と階層化は面倒に見えますが、ここを丁寧に作ることでスキルマップの精度が大きく高まります。
段階ごとに“できる／できない”を評価する
作業を細分化したら、それぞれに対して「できる」「まだできない」を段階的に評価します。評価は細かすぎても運用が難しくなるため、後述する“3段階評価”が最も現実的です。
この段階評価によって、スタッフ一人ひとりの強みや課題が明確になり、育成計画も立てやすくなります。また、評価の根拠が可視化されるため、「あの人はなぜ責任あるポジションに入っているのか」などの不満も減ります。
段階評価はスキルマップの心臓部分であり、ここが明確であるほど、シフト作成の再現性が高まります。
評価レベルの決め方
3段階評価が最も運用しやすい
スキルマップの評価方法として最も使いやすいのは、シンプルな3段階評価です。
例えば「レベル1＝補助として参加できる」「レベル2＝一通りできる」「レベル3＝他者に指導できる」といった基準です。5段階や10段階評価を導入すると一見細かく見えますが、実際には評価がブレやすく、誰が見ても同じ判断をするのが難しくなります。3段階評価であれば、店長・副店長・リーダーなど、誰が評価しても大きく差が出ません。
また、スキルレベルが直感的に把握しやすいため、配置判断や育成計画にも反映しやすく、現場での運用負荷も低くなります。
新人・中堅・ベテランの基準例
3段階評価は、スタッフの成長ステップを可視化するのにも有効です。
例えば「新人＝レベル1〜2の範囲」「中堅＝レベル2を安定してできる」「ベテラン＝レベル3で複数ポジションを担当できる」という形で整理します。こうすることで、スタッフ自身も「次は何をできるようになれば良いのか」が明確になります。
成長の方向性がはっきりすれば、モチベーション維持にもつながりますし、店としても育成の優先度が判断しやすくなります。「誰がどの段階にいるのか」を一覧化するだけで、戦力バランスが直感的に把握できるようになります。
誰が評価しても同じ結果になる仕組み
スキルマップの最大の目的は「属人化しない判断基準」を作ることです。そのためには、誰が評価しても同じ結論になる仕組みが欠かせません。
評価の基準を具体的に定義し、「できる状態とは何か」を明文化しておくことが重要です。例えば、「レジ操作ができる＝会計・返品処理・電子決済が一通りできる」「盛り付けができる＝定量・スピード・見栄えを満たしている」など、評価を言語化します。
このように基準が揃っていれば、店長と副店長の評価がズレることがなく、スタッフも納得しやすくなります。評価の透明性は、信頼と公平性につながる土台です。
スキルマップをシフト作成に活かす方法
ポジション×レベルで週ごとの配置が決まる
スキルマップを作成したら、次はシフトに落とし込む段階です。ポイントは「人数」ではなく、「ポジション×レベル」で配置を決めることです。
例えば、ピーク帯の調理にはレベル3が最低1人、盛り付けにはレベル2以上が2人、仕込みにはレベル1でも補助として配置できる、というように“必要レベル”を明確にします。これにより、単に人数が揃っているだけの状態ではなく、「戦力が揃っている」状態を作れます。
週単位での配置方針が決まるため、シフト作成の迷いも一気に減り、安定した運営につながります。
“できる人とできない人”のバランス取り
シフトを崩さないためには、各時間帯・各ポジションで“できる人”と“できない人”のバランスを取ることが重要です。スキルマップがあれば、このバランスが視覚的にわかるため、配置の偏りを防げます。
例えば、調理のレベル3が1人しかいないのに、その人が休む時間帯に新人ばかりが重なると運営が破綻します。逆に、スキルが高いスタッフを同じ時間帯に固めすぎると、新人が育たず、属人化が進みます。スキルマップを見ながら計画的に配置すれば、運営と育成のバランスを同時に取ることができます。
属人化しない“自動配置”の考え方
スキルマップを使う最大のメリットは、「個人の感覚に頼らない配置」ができることです。スキルレベルに応じて必要な枠を埋めていくことで、誰が作ってもほぼ同じシフトが完成します。
この“自動配置”の考え方は、店長の負担を減らすだけでなく、スタッフ間の公平性にもつながります。例えば、「この時間帯はレベル2が2人必要」という基準があれば、個人名ではなく“条件に合う人”を当てはめるだけで済みます。
こうした仕組み化により、欠勤や入れ替わりにも強い柔軟なシフト運営が可能になります。
スキルマップを毎月更新して店を強くする
評価のブレを減らす運用ルール
スキルマップは作って終わりではなく、運用を続けることで価値が高まります。その際に重要なのが、評価のブレを防ぐためのルール作りです。
例えば「評価は月に1回必ず行う」「評価者は店長と副店長の2名で行う」「評価の根拠は必ず記録に残す」といった運用ルールを決めます。こうすることで、感覚やその時の雰囲気に左右されない安定した評価ができます。
また、評価ルールがしっかりしていると、スタッフも納得しやすく、スキルアップへのモチベーションも保ちやすくなります。運用の均一化こそが、スキルマップの精度を高める鍵です。
離脱リスクの予兆を早期に把握する
スキルマップを定期的に更新していると、スタッフの成長度合いだけでなく、「最近伸びが止まっている」「特定のポジションだけ避けている」などの変化にも気づけます。これは離職リスクの早期サインであり、店長が早めにフォローするきっかけになります。
特に、ベテランが疲弊してスキルの維持が難しくなっている場合や、新人が自信を失って成長が止まる場合は要注意です。こうした兆候を把握できるのも、スキルマップが“見える化ツール”として機能している証拠です。更新を継続することで、現場の崩れを未然に防ぎ、強い組織を維持できます
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